Digitales organisieren

Wie du deine digitalen Daten organisieren solltest

Ausmisten schön und gut. Aber was ist mit all den Datein auf meinen Computer? Die Wohnung strahlt jetzt im schönsten Licht. Auf dem heimischen Computer herrscht weiterhin Chaos. Oder nicht? Das muss nicht sein. Daher will ich heute mal ein paar Tipps geben, wie ich so meine digitalen Gegenstände ordne und ausmiste.

Organisiere, wie du lebst

Organisiere, wie du lebst. Klingt erstmal einfach. Meist sind die einfachsten Dinge die schwersten Dinge in der Umsetzung. Daher will ich das Thema mal etwas visualisieren. Mit einem Haus. Das kennt jeder. All die digitalen Daten sind mein Haus. Da ist einfach alles drin. Natürlich kann es auch eine Wohnung sein, wenn einem das Haus zu groß ist.

Die Lebensbereichzimmer

Meine Struktur der digitalen Daten beginnt dann mit den Zimmern oder auch Ordnern. Die Zimmer sind dabei nach meinen Lebensbereichen gegeliedert . So finde sich Ordner, wie Finanzen, Freizeit, Gesundheit und Arbeit. Man erkennt zumindest schon mal eine grobe Struktur und weiß in welches Zimmer man laufen muss, wenn man etwas bestimmt sucht oder machen will. Das ganze erinnert dann ein wenig an den ersten Grundriss ohne große Details des Hauses.

Die Projektregale und Schränke

Geht man jetzt mal ins eins der Zimmer sieht man all die Möbel. Regale und Schränke in diesen Fall. Ein Sofa zum ausruhen macht bei digitalen Daten nicht wirklich Sinn. Klar? Die Schränke haben alle ein Aufkleber. Im Zimmer Freizeit sind das bei mir z.b. Reisen, Fotografie, Filme,… Im Arbeitszimmer können das ganz verschiedene Projekte sein.

Man kommt also in den Raum rein. Schaut sich um und weiß zu welchen Schrank mal laufen muss um ein paar Fotos gefunden.

Die Zeitraum- und Subprojekte Kisten

Steht man jetzt vor dem Regel sieht man ganz viele Kisten. Die Kisten haben dann eine von zwei verschiedenen Beschriftungen bei mir. Entweder gibt es ein Bereich zum Projekt darüber, wie z.B. Rechnungen oder eine Jahreszahl steht dort drauf. Das ist z.b. bei Fotos der Fall.

Mein Denkweise ist einfach das ich bei bestimmten Daten lieber chronologisch Denke und bei anderen weiter in Subprojekten. Mischen tue ich dabei nicht. Ansonsten beginnt das Chaos.

Will ich die Bilder aus dem aktuellen Jahr gehe ich also ins Zimmer „Freizeit“. Laufe zum Regal „Fotos“ und nehme die Kiste mit der Aufschrift „2017“ raus. Damit habe ich schonmal die passenden Daten im handlichen Format.

Noch viele kleinere Kisten

In der teilweise sehr großen Kiste. Finden sich dann entweder all die Daten,welche ich schon die ganze Zeit gesucht habe oder es finden sich kleinere Kisten darin. Bei den Bildern z.B. für verschiedene Monate. Bei über 15.000 Bildern im Jahr wird es sonst schnell unübersichtlich. Bei 100 würde es hingegen kein Sinn machen. Geschmacksache mal wieder.

Das Problem ist man kann es schnell nach einer Matrjoschka aussehen lassen. Also lieber etwas weniger als zu viel.

Mein letzten Fotos aus dem Schwarzwald findet man also im Raum „Freizeit“, im Regal „Fotos“, in der Kiste „2017“ und in der kleineren Kiste „April“, worin nochmal eine Kiste „Schwarzwald“ steckt. Darin finden sich dann all die verschiedenen Bilder.

Natürlich können man auch alles unter Reisen packt. Geschmacksache.

KISS – Keep it simple stupid

Alles möglichst einfach zu halten ist wohl der beste Tipp vorne Weg. So versuche ich z.b. meistens mehr als fünf Ordnertiefen zu verdienen, wie z.b. Freizeit => Bilder => 2017 => März => Supetrip. Beim Haus wird es ja schließlich auch schwierig, wenn man fünf Bäder hat und sagt es liegt im Bad. In welchen den jetzt?

Sobald man länger drüber nachdenken muss in welchen Ordner eine Datei soll oder man die Datei nicht findet. Desto mehr Gedanken sollte man sich machen, ob man nicht schon einen Schritt zu weit gegangen ist.

Ein Glossar für die Daten – Tagging

Eine Sache die ich mir aus Bücher aus als aus dem Haus übernommen habe ist das Glossar. Digital nennt man das Tagging. In Software ist das heutzutage zum Standard geworden. In einigen Betriebssystemen auch. Besonders hilfreich sind die Tags, wenn man zwar eine bestimmte Sache zusammenfassen oder suchen will, welche jetzt Themenmäßig nicht direkt zusammenhängen.Interessant ist Tagging z.B. wenn man im Arbeitsordner alle Rechnungen mit einem Tag „Rechnung“ versieht. Braucht man für den Steuerberater mal alle Rechnungen. Muss man nur auf dem Ordner Arbeit und nach das Tag „Rechnung“ filtern.

Aber auch ohne Tagging kann man mit passenden Dateinamen und den heutigen Suchen sehr schnell Daten finden.

Der Keller damit es nicht so unübersichtlich ist – Das Archiv

Zu guter letzt geht es in den Keller. Dort findet man den Archivordner. Den gibt es überall, was nicht benötigt wird. Aber man vielleicht aufheben muss. Alte Verträge, Musik oder ähnliches.
Der Ordner Arbeit hat daher so einen Ordner. Dort wandern dann immer all die fertigen Projekte rein. Damit der Ordner selbst übersichtlicher ist und man Notfalls im schnellen Zugriff hat.

So hat man immer Zugriff auf die wichtigsten Daten und ältere Daten sind nicht direkt aus dem Zugriff verschwunden.

Schreibtisch oder Desktop oder Inbox

Der Schreibtisch oder auch Desktop ist ja sozusagen der Posteingang der verschiedenen Systeme. Dort kann ich wie auch im echten Leben empfehlen. Fangt nicht das stapeln an. Sondern beginnt so früh wie möglich alles davon zu entfernen.

Im besten Fall ist der Bildschirm komplett frei und zeigt ein schönes Hintergrundbild. Den dann sind alle Daten einsortiert und man beginnt gar nicht erst mit dem Chaos.

Der Schreibtisch sollte wirklich eine Ablage sein und keine Müllhalde werden.

Die Hausratsversicherung aka Backup

Niemand würde ihm wichtige Dinge nicht versichern oder? Hat man ein Haus hat man meist auch eine entsprechende Absicherung für den Katastrophenfall.

Daher ein aller letzter Punkt noch. Welcher mir persönlich sehr am Herzen liegt. Besonders da ich so viele Bilder und Videos mache. Für mich sind dies Erinnerungen, welche ich nicht verlieren will. Wie all die Dinge, welche ich geschaffen und selbst gemacht habe.

Von daher macht regelmäßig ein Backup von euren Daten. Nichts ist ärgerlich als all seine Daten zu verlieren. Die Erinnerungen bleiben von der Reise natürlich erhalten. Aber sehr schade drum wäre es doch schon.

Lösungen dazu gibt es wie Sand am Meer. Ich selbst nutze eine komplette Online Lösung. Einfach um die Sicherheit selbst bei einem Brand oder ähnlichen nicht zu verlieren. Aber eine Festplatte bei den Eltern funktioniert auch, wenn man die Festplatte regelmäßig mal mit neuen Backups versorgt.

Backups können ein sehr viele Nerven und vor allem Zeit ersparen. Und die ist schließlich begrenzt und sollte lieber mit positiven Erinnerungen gefüllt werden.

Digitale Daten organisieren, wie man das Leben organsiert

Ich denke die Überschrift fasst das Thema ganz gut zusammen. Die Lösung gibt es einfach nicht. Jeder denkt ein wenig anders und genau das sollte seine Ordnerstruktur auch wiederspiegeln und dabei nicht zu komplex werden.

Besonders spielt dieses System seine Stärken aus, wenn man diese Struktur überall nutzt und nicht nur bei seinen Datein. Meine ToDo-Liste, mein Notizverwaltung, mein E-Mail Postfach. Alle weisen die selbe Struktur auf. Somit findet man auch sehr schnell Dinge, welche zusammengehören. Passend zu einem To-Do in einem Bereich wird es dann auch die Datein in dem Bereich geben.

Jetzt hoffe ich euch erstmal einen kleinen Anreiz gegeben zu haben, wie man etwas Ordnung ins digitale Chaos bringen kann. Besonders Dave aus den Kommentaren, welcher nach meinem System gefragt hat.

Jetzt zu euch. Wie schaut es bei euren digitalen Daten aus? Habt ihr eine bestimmte Ordnung? Nutzt ihr Backups? Oder ist euch das alles egal und ihr verlasst euch einfach auf eurer Glück? Schreibt es doch mal in die Kommentare.

mafis

Arbeitet jeden Tag daran ein bisschen Besser als am Tag davor zu sein. Interessiert sich für Persönlichkeitsentwicklung, Ausdauersport, Finanzen und Reisen.

13 Gedanken zu „Wie du deine digitalen Daten organisieren solltest

  1. Bei mir herrscht digitales Chaos. Mein Desktop ist immer recht voll. Ab und zu lösche ich alles Unbrauchbare oder schmeiße alles in einen Ordner. Das meiste brauche ich ohnhehin nie oder finde es ganz schnell über die Suchleiste. Fotos sind bei google drive bzw google Fotos gesichert. Als nächstes werde ich auch Dokumente online sichern. Bei längeren Urlauben lege ich immer mal einen „Sortiertag“ ein und beseitige Altlasten. Saubere Ordnerstrukturen wie bei dir sind das Ziel, ggf. weniger Unterordner.

    1. Ja. Mittlerweile hat man wohl viel Glück mit den integrierten Suchen. Die sind mittlerweile echt gut geworden.

      Das mit dem Sortiertag klingt gut. Denke das wird sich auf Dauer lohnen. Die Details der Struktur sind ja dann wirklich Geschmacksache. Hoffe es klappt gut.

  2. Meine Bilder sortiere ich fast nach gleichem Schema.
    /Kameraname/YYYY/YYYY-MM/YYYY-MM-DD (als Beispiel /Nikon D750/2017/2017-05/2017-05-27)
    Eine Aufschlüsselung nach Ort halte ich nicht für sinnvoll. Bei mir ist der die kleinste Einheit einfach der Tag. Der Ordnername wurde auch so gewählt, dass ich bei einem versehentlichen Verschieben immer noch den Ursprung ausmachen kann und ich es dann wieder dahin schieben kann.

    Bei normalen Dokumenten bin ich dann nicht ganz so penibel. Da ist die tiefste Ebene /kategorie/firmenname/YYYY (als Beispiel /Bank/ING-Diba/2017). Mehr brauche ich da eh nie.

    Mein Laptop macht von seinem Home-Verzeichnis immer ein Backup aufs NAS. Die Bilder selber liegen ausschließlich auf dem NAS und werden von dort automatisch in Amazon Glacier kopiert, damit ich ein externes Backup davon habe.

    1. Nach Kameraname ist ja auch interessant. Ich nutze fünf verschiedene Kameras Queerbeet und daher war das nicht so meine Wahl. Aber wenn es passt super.

      Die restliche Struktur klingt sinnig und bei mir liegt auch das meiste auf dem NAS. Teile davon werden immer synchronisiert.

      Ich bin aktuell bei gut 800 GB und bezahle so 4,99$ im Monat. Was zahlt man so bei Glacier?

      1. Wenn man die Daten in Deutschland belässt kostet es 0,0045 $ pro GB. Also 3,60 $ für 800 GB. Wenn man es in die USA schaufelt, kostet es sogar nur 3,20 $. Und das schöne ist, man zählt nur das was man verbraucht. Dein Preis klingt so nach Pauschale. Finde ich nicht so prickelnd 😉 Das einzig unschöne sind die Preise beim Wiederherstellen, vor allem dann, wenn man es schnell haben möchte. Aber im Prinzip ist das ja die Situation, die man gar nicht erst haben möchte 😉

        https://aws.amazon.com/de/glacier/pricing/

  3. Hallo, dein Artikel trifft meinen Nerv, da ich geradr Versuche mein halbes Leben digital zu ordnen. Was hältst du davon alles bei einem Cloudanbieter zu speichern? Ich will ja immer und überall Zugriff auf diese Dateien haben. Oder wir löst du dieses Problem?

    1. Bei mir liegt alles auf den NAS. Aber eher wegen der relativ großen Datenmenge von über 800 GB. Greife dann meist über VPN auf meinen Rechner zu Hause zu.

      Aber trotzdem hat ein Cloudanbieter sein Charme. Gehen tut das genau so. Würde wohl dann das Amazon Cloud Drive empfehlen, wenn es viele Daten werden. Dazu noch ein passendes Tool was die Synchronisierung übernimmt und fertig.

  4. Ich habe einmal in meinem Leben Daten verloren die mir wichtig waren, danach nie mehr!

    Backups, Backups und Backups ist die Lösung. Wichtig ist das Backup nicht am selben Ort wie die richtigen Daten zu haben. Ich habe mein Backup bei meinen Eltern, so habe ich eine geografische Distanz zwischen meinen Daten 🙂 Ein andere Teil ist ebenfalls in der Cloud, aber nicht alles.

    Gruss
    Thomas

    1. Hey,
      das ist Schade mit dem Daten. Ich war bei dem Thema bis jetzt immer verschont geblieben. Zumindest mit den wichtigen Daten. Eine Festplatte ist mir noch nie abgeraucht. Glück gehabt bis jetzt.

      Das mit der Distanz stimmt. Bringt nicht wirklich etwas, wenn die Backups nebenan liegen. Obwohl ich Firmen kenne, welche genau so arbeiten. Aber den ihr Problem. Falls es mal brennt ist es dort duster.

      Warum wandert nicht alles in die Cloud? Problem der Menge oder der Privatsphäre?

      Gruß,
      mafis

  5. Eine günstige Backuplösung wenn man wenig Daten hat und weniger auf die Privatsphäre legt ist die Cloud. Bei der Cloud musst du dir keine Sorge um die Hardware machen, wie das etwa bei einer externen Festplatte der Fall wäre. Denn ist es in deinem Keller zu feucht, können über die Jahre Schäden entstehen. Vielleicht fällt dir die Festplatte mal runter und merkst erst, dass keine Daten mehr lesbar sind, wenn du das Backup brauchst.

    Ich benutze als Backuplösung ein NAS.

    -Erfolgsmaschine

    1. Denke auch das die Cloud für die meisten Leute die beste Lösung für Backups ist. Man muss sich die wenigsten Gedanken machen und die großen Anbieter wissen was sie tun. Dort sind ja redundante Systeme der Standard.

      Gruß,
      mafis

  6. Meine Methode:
    * Jedes Dokument kommt in einen Ordner YYY-MM-TT-Thema
    * Es gibt einen Archiv-Ordner, ist ein Thema nicht aktuell wird der Themen-Ordner ins Archiv geschoben.

    Beispiel:

    /Archiv
    /Archiv/2014-06-21-ThemaX
    /Archiv/2014-06-21-ThemaY
    /2017-02-01-Recherche-BUV
    /2017-01-23-Geschenkidee-Familie

    Eigenschaften
    * Super simpel, keine Kategorien oder Orderstrukturen zu merken
    * Fokus auf aktuelle Themen: Meistens sind nur wenige Ordner aktuell, der Rest liegt im Archiv
    * Einzelne Dokumente sind einfach über die Suche zu finden
    * Glassklare Struktur, da es keine Hierachie gibt; einfach die Jahre im Archiv durchscrollen
    * Ab und an Archiv aufräumen ist leicht, einfach Ordner löschen die sich endgültig erledigt haben
    * Sortierung über Zeitindex funktioniert auf allen Systemen, egal welches Betriebssystem oder Cloud

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